Outsourcing procesów prawnych – nowe podejście do obsługi prawnej w firmach

Materiał informacyjny Kancelarii Ostrowski i Wspólnicy
Outsourcing obsługi prawnej osiągną nowy poziom. Dotychczasowe doradztwo coraz częściej wypierane jest przez outsourcing całych procesów prawnych. Dzieje się to głównie z powodu odpowiedzialności, która leży po stronie usługobiorcy. Wykonawcy obsługi prawnej stają się kolejnym zespołem, który pełni nie tylko funkcje doradczą, ale również wykonawczą. Co może zyskać Twoja firma, przez zmianę podejścia do outsourcowania obsługi prawnej?

Outsourcing procesów prawnych jest praktyką przedsiębiorstw zamawiających usługi prawne od zewnętrznego dostawcy. Rozwija się on w ramach szerszej tendencji lean management. Menadżerowie dążą nie tylko do optymalizacji kosztów (np. szukając doradców poza wielkimi ośrodkami) ale pragną również:

  • zwiększyć elastyczność i skalowalność biznesu,
  • uzyskać stały dostęp do kompetencji prawnych ,
  • uprościć komunikację w ramach outsourcing’u obsługi prawnej ,
  • zwiększyć efektywność.

Outsourcing pozwala skoncentrować się na kluczowych zadaniach. Często ważne jest również posiadanie jednego, stabilnego partnera w miejsce kilku mniejszych, tym bardziej, że większe organizacje zwykle posiadają wyższe kompetencje. Doświadczenia z outsourcingu procesów biznesowych wykazały także jego pozytywny wpływ na łańcuch wartości.

kancelaria

Jarosław Ostrowski, Wspólnik Zarządzający w Kancelarii Ostrowski i Wspólnicy

Decyzja o pozyskaniu zewnętrznych zasobów wymaga kompleksowej analizy zarówno stanu obecnego jak i oczekiwań. Warto zwrócić uwagę, że outsourcing procesów prawnych oznacza nie tylko pozyskanie zewnętrznego doradztwa, ale także wyprowadzenie na zewnątrz całych procesów (np. dochodzenia należności, reklamacji, zakupów czy RODO). Wszystko zależy od potrzeb.

Czynniki wpływające na potrzeby w zakresie usług prawnych

Zakres outsourcingu procesów prawnych zależy, tak jak w przypadku innych usług, od realnych potrzeb przedsiębiorstwa. Te z kolei mogą się różnić w zależności od indywidualnych cech takich jak

kancelaria

Modele świadczenia usług prawnych

Dla lepszego zilustrowania różnic pomiędzy tradycyjną opieką prawną podejściem a outsourcingiem procesów prawnych poniżej zaprezentowano zwięzły opis możliwych form współpracy z prawnikami.
Biorąc pod uwagę zakres potrzeb przedsiębiorstwa można wyróżnić kilka podstawowych sposobów świadczenia usług prawnych przez zewnętrzny podmiot.

  • Doraźna obsługa prawna- Ta forma współpracy może zakładać, że zewnętrzny podmiot jest jedynym doradcą prawnym, angażowanym ad hoc w zależności od potrzeb. Innym, spotykanym rozwiązaniem jest zlecanie na zewnątrz (najczęściej przez wewnętrzny dział prawny) wybranych zadań – często o istotnym znaczeniu, wymagających specjalizacji bądź związanych ze znacznym zaangażowaniem czasowym.

Przy tego rodzaju współpracy działanie zewnętrznego dostawcy ma charakter reaktywny.

  • Stała obsługa prawna - W tym modelu również można wyróżnić co najmniej dwa warianty.

    W ramach pierwszego z nich kancelaria zewnętrzna jest stałym doradcą zajmującym się całością bądź zdecydowaną większością pojawiających zagadnień prawnych. W wielu wypadkach wiąże się to z obecnością prawników w siedzibie Klienta. W tym przypadku rola zewnętrznego doradcy jest zbliżona do wewnętrznego general counsel.

    Drugi wariant polega na powierzeniu stałej opiece zewnętrznej kancelarii doradztwa w zakresie pewnych obszarów np. prawa podatkowego, prawa pracy czy RODO przy jednoczesnej odpowiedzialności wewnętrznego działu prawnego za pozostałe zagadnienia. Przy tego rodzaju współpracy działanie zewnętrznego dostawcy ma zasadniczo reaktywny charakter (doradztwo), chyba że inaczej ustalono.

  • Outsourcing procesów prawnych - Jak wskazano na wstępie tego rodzaju podejście wykracza poza ramy standardowego doradztwa prawnego przesuwając się w kierunku faktycznych czynności („nie mówię co trzeba zrobić, lecz robię co trzeba”).

    Możliwy zakres usług jest bardzo szeroki i zależy od konkretnych potrzeb (np. dochodzenie należności, zarządzanie umowami, obsługa reklamacji, organizacja zamówień itp.).

Na rysunku poniżej wskazano pewne elementy odróżniające tego rodzaju współpracę od tradycyjnej, zewnętrznej opieki prawnej.

kancelaria

Przy tego rodzaju współpracy działanie zewnętrznego dostawcy ma charakter proaktywny (doradztwo i współodpowiedzialność za wykonanie).

Obszary objęte outsourcingiem procesów prawnych

Outsourcing procesów prawnych siłą rzeczy wpisuje się w podstawowe obszary doradztwa prawnego dla biznesu. Ich wskazanie jest niezbędne, aby unaocznić w jaki sposób przeplatają one się z procesami biznesowymi tworząc w konsekwencji procesy prawne podlegające outsourcingowi.

Biorąc pod uwagę działania przedsiębiorstw można wyróżnić dziewięć typowych obszarów doradztwa prawnego.

  1. Umowy – działania związane z negocjowaniem, zawieraniem, wykonywaniem oraz zarządzaniem umowami w zakresie sprzedaży, nabywania towarów i usług, finansowania, zarządzania majątkiem, obsługą reklamacji itd.
  2. Własność intelektualna (IP) - działania dotyczące skutecznego nabywania, utrzymania oraz zabezpieczenia przed nieuczciwym wykorzystaniem posiadanych i tworzonych praw własności intelektualnej takich jak znaki towarowe, patenty, wzory przemysłowe, prawa do oprogramowania czy strony internetowe,
  3. Sprawy korporacyjne (Kopro) – działania związane z prawidłowym funkcjonowaniem organów, w szczególności przestrzeganiem przepisów prawa, regulaminów, zakresów obowiązków oraz dopełnieniem powinności w zakresie podejmowania stosownych uchwał oraz sprawozdawczości wobec uprawnionych instytucji,
  4. Compliance – działania związane zapewnieniem zgodności działania jednostki z istotnymi z punktu widzenia jej działalności przepisami regulacyjnymi, dobrymi praktykami, wewnętrznymi regulaminami i politykami.
  5. Sprawy związane z zatrudnieniem (HR) – działania dotyczące prawa pracy oraz ubezpieczeń społecznych, w szczególności w zakresie nawiązywania, wykonywanie oraz zakończenie stosunku pracy, relacji ze związkami zawodowymi, tworzenia i przestrzegania wewnątrzzakładowego prawa pracy, employer branding itd.
  6. Podatki – działania dotyczące prawidłowego wykonywania obowiązków w zakresie wszystkich podatków dotyczących jednostki, w szczególności sprawozdawczości, dokumentowania (np. ceny transferowe) czy wewnętrznych procedur (np. MDR)
  7. Dane osobowe (RODO) – działania dotyczące obowiązków w zakresie przetwarzania (przechowywania, wykorzystywania oraz udostępniania) danych osobowych, obowiązków informacyjnych oraz sprawozdawczości w tym zakresie id.
  8. Zarządzanie własnością – działania dotyczące zarządzania majątkiem, w szczególności w zakresie umów inwestycyjnych, remontowych, utrzymania ruchu, ochrony, zaopatrzenia w media, sprzedaży, najmu, dzierżawy jak również wykonywania obowiązków związanych z posiadaniem stosownej dokumentacji, wykonywania sprawozdawczości, uzyskiwaniem certyfikacji itd.
  9. Spory i dochodzenie należności (Spory) – wszelkiego rodzaju postępowania sporne prowadzone przez sądami powszechnymi, polubownymi bądź organami administracyjnymi jak również przedsądowe i sądowe działania dotyczące dochodzenia należności.

Procesowa obsługa prawna jako część procesów biznesowych

Według Modelu Klasyfikacji Procesów (Process Classification Framework) wg APQC (American Productivity Quality Center) wyróżnić można 13 kategorii procesów biznesowych. Obsługa prawna nie jest klasyfikowana odrębnie jednak zagadnienia prawne przeplatają się ze wszystkimi procesami biznesowymi. Oczywiście doniosłość regulacji prawnych dla poszczególnych obszarów jest różna (np. do zadania inwestycyjne a zaopatrzenie w środki czystości).

kancelaria

Tabela ilustruje przenikanie się procesów biznesowych wedle klasyfikacji APQC z zagadnieniami prawnymi.

Uchwycenie wzajemnych relacji i „punktów przecięcia” procesów biznesowych z obszarami prawnymi przedsiębiorstwa pozwala odczytać jakie procesy prawne są „wpisane” w procesy biznesowe. Od decyzji zarządu zależy czy będą one realizowane siłami wewnętrznymi jednostki czy też wydzielone na zewnątrz.

Tak czy inaczej sama świadomość ich istnienia oraz ustalenie punktów styku z procesami biznesowymi pozwala sprawniej zarządzać ryzykiem prawnym (monitoring, szkolenia kompetencje, odpowiedzialność). Skorzystanie z zewnętrznego usługodawcy ma tę zaletę, że ułatwia dostęp do specjalistycznych kompetencji i pozwala skoncentrować się na działalności podstawowej.

Wpływ outsourcingu procesów prawnych na organizację (piramida i diament)¹

W outsourcingu funkcji IT, finansów, księgowości i zasobów ludzkich zaobserwowano trend polegający na zmianie kształtu funkcji back office z „piramidy” na „diament”. Podobna transformacja ma miejsce w przypadku funkcji prawnych.

Należy jednak spojrzeć na tę możliwość szerzej - nie tylko w kontekście tradycyjnego doradztwa, ale również bieżących czynności podejmowanych w jednostce. W każdej organizacji pewna część zadań (np. w księgowości, HR, R&D, sprzedaży, zakupach itd.) wykonywanych przez pracowników zawiera pierwiastek prawny. Outsourcing procesów prawnych ma spowodować ich szersze wyprowadzenie na zewnątrz.

kancelaria

Piramida ilustruje wykonywanie zadań o charakterze prawnym za pomocą wewnętrznych zasobów przedsiębiorstwa. Jej podstawę tworzą wewnętrzni prawnicy oraz pracownicy uczestniczący w procesach biznesowych, w których występują kwestie prawne. Zaletą tej konstrukcji jest to, że stale tworzą oni cenne, specyficzne dla podmiotu doświadczenie.

Model piramidy sprzyja pozyskiwaniu i gromadzeniu wiedzy prawnej w ramach organizacji, ale jest również kosztowny. Rozwój wiąże się z koniecznością powiększanie personelu o drogich pracowników wewnętrznych w celu uzupełnienia braków umiejętności i zwiększenia zasobów. Nie jest on również elastyczny i łatwo skalowalny. Charakteryzuje się nadto istotną grupą menedżerów średniego szczebla, którzy zarządzają pracownikami.

W organizacjach o kształcie diamentów podstawę piramidy zastępują dostawcy zewnętrzni. Wiele czynności związanych ze stosowaniem prawa wykonywanych przez pracowników wewnętrznych jest przejmowane przez zewnętrznych dostawców, często w odrębnej lokalizacji związanej z niższymi kosztami. Struktura zakłada mniej menedżerów średniego szczebla, ale więcej liderów projektów.

Organizacja w kształcie diamentu potrzebuje również więcej umiejętności w zakresie zapewniania jakości i zarządzania, aby koordynować usługi z dostawcami. Korzyści z takiej struktury to niższe koszty, wynikające ze zmniejszenia zatrudnienia stosownie do ilości zadań przekazanych do zewnętrznej, efektywniejszej organizacji.

Równoległym benefitem jest zwiększenie efektywności poprzez koncentrację uwagi wewnętrznego personelu na zagadnieniach biznesowych przy jednoczesnym ograniczeniu obowiązków z obszaru prawa.

Przykładowo – pracownicy działu zakupów odpowiadają wyłącznie za kwestie biznesowe, związane z dostawą natomiast za czynności formalne dotyczące zgromadzenia niezbędnych dokumentów, informacji, przygotowania i zawarcia umowy odpowiadają przedstawiciele zewnętrznego dostawy włączeni do struktur działu zakupów.

Warto też wskazać, że w praktyce zdarza się, że na pewne obszary przedsiębiorstwa pozostawione de facto bez realnej opieki i nadzoru prawnego. Wynika to zwykle z prozaicznych przyczyn jak brak czasu połączony z koniecznością znajdowania kompromisu pomiędzy sprawami o różnej wadze. Zaangażowanie zewnętrznego partnera pomaga zidentyfikować oraz nadzorować obszary dotąd zaniedbywane.

Innymi zaletami outsourcingu prawnego jest stały dostęp do specjalistów, większa elastyczność oraz skalowalność, ponieważ dostawcy zewnętrzni mogą łatwiej dostosowywać się do wzrostu lub spadku wolumenu usług.

Zakres czynności outsourcingu procesów prawnych

Możliwy zakres usług świadczonych w ramach outsourcingu ilustruje poniższy rysunek.

kancelaria

Czynności te mogą być również wykonywane we współpracy z wewnętrznym doradcą prawnym Klienta.

Etapy współpracy w ramach outsourcingu procesów prawnych

Powierzenie zadań o charakterze prawnym zewnętrznemu dostawcy jest działaniem zależnym od specyfiki przedsiębiorstwa, jego specyfiki, zapotrzebowania na opiekę prawną itd. Tym niemniej można wyróżnić cztery podstawowe etapy wdrożenia outsourcingu usług prawnych.

  • Etap Pierwszy - audyt mający za zadanie wyodrębnienie procesów prawych w ramach poszczególnych procesów biznesowych przedsiębiorstwa,
  • Etap Drugi – ustalenie potrzeb oraz zakresu outsourcingu,
  • Etap Trzeci - włączenie dostawcy zewnętrznego w procesy przedsiębiorstwa,
  • Etap Czwarty – stała współpraca i monitoring

Outsourcing procesów prawnych z całą pewnością różni się od tradycyjnie pojmowanej opieki prawnej. Jego zakres jest szerszy i wiąże się z czynną rolą doradcy w identyfikacji i usuwaniu wykrytych nieprawidłowości oraz zagrożeń. Takie podejście wymaga zmiany wielu elementów zarówno po stronie doradców jak i klientów, tym niemniej wydaje się, że decydujące znaczenie mają oczekiwania rynku oraz doświadczenie z outsourcingu procesów biznesowych. Biorąc pod uwagę te czynniki należy dojść do wniosku, że transformacja szeroko rozumianych usług prawnych jest nieunikniona.

Załącznik - Cechy wewnętrznego i zewnętrznego działu prawnego

kancelaria

Dane teleadresowe
Kancelaria Ostrowski i Wspólnicy
Toruń, ul. Lubicka 53
email: [email protected]
www.ostrowski.legal

Więcej dowiesz się tutaj

¹Tezy o strukturze piramidy i diamentu podaję za M. Lacity, L. Willcocks, The Outsourcing Unit Working Research Paper Series Paper 12/5 Legal Process Outsourcing: LPO Provider Landscape, The London School of Economics, September 2012

Dodaj ogłoszenie