W skórze klienta

Nawet najdoskonalszy pomysł na biznes może stracić odbiorców. Gdy sprzedaż spada lub pojawia się inny problem, należałoby znaleźć przyczynę. Tylko jak się do tego zabrać? Firmom z województwa kujawsko-pomorskiego od 2013 roku pomagają w tym zakresie specjaliści z pracowni SHOPA Design Thinking Workspace. Działające przy Uniwersytecie Technologiczno-Przyrodniczym w Bydgoszczy zespoły projektowe zrealizowały już szesnaście projektów dla mikro-, małych i średnich przedsiębiorstw z naszego regionu. Ulepszyły pieluszkę, gniazdko elektryczne, ale też system zarządzania pracą zespołu ludzi. A wszystko dzięki dofinansowaniu z POKL 821.

Jak to się odbywa? - Zgłasza się do nas firma z problemem. My wchodzimy w skórę jej klienta, analizując potrzebę jego oczami. Czasem okazuje się, że na produkt czy usługę w ogóle nie ma zapotrzebowania. Przychodząc do nas, trzeba się liczyć z taką ewentualnością - tłumaczy Waldemar Wiśniewski, członek SHOPA Design Thinking Workspace. - Nie od razu trzeba hamować produkcję, można się zastanowić, co jest nie tak, znaleźć powód niezadowolenia klienta, odszukać ten element, który sprawiłby, że ów produkt zacząłby być klientowi potrzebny. Czasem to się udaje - dodaje.

Od gniazdka do pieluszki

Pod lupę brane są różne branże. Wszystko zaczęło się od szkoleń dla naukowców i przedsiębiorców. Przedsięwzięcie ruszyło w październiku 2013 i jest skierowane do firm z sektora MMŚP, istniejących co najmniej dwa lata, z prawem do skorzystania z pomocy de minimis. Dzięki temu uczestnicy nie płacą za otrzymaną pomoc, robi to za nich Unia. A skorzystanie z zaproponowanej przez specjalistów z UTP metodyki, poza projektem, kosztuje co najmniej kilkanaście tysięcy złotych.

Jak to działa? Pięcioetapowo. - Pierwszym krokiem jest tzw. empatia - zapoznajemy się z tematem, dążąc do poznania punktu widzenia klienta danej firmy. Kolejny to tzw. definiowanie, podczas którego zgłębiamy wyłuskany problem, a dalej jest pomysłowanie, czyli szukanie rozwiązań - opowiada Magdalena Kucharska z pracowni SHOPA Design Thinking Workspace.

- Uczymy się na błędach. Nie ma głupich pomysłów, a im ich więcej, tym lepiej. Kolejna faza to tzw. prototypowanie. Na tym etapie wybieramy dwa, trzy najlepsze rozwiązania i budujemy prototyp. Na początku model niskiego rzędu, może to być tylko schemat, wydrukowany na drukarce 3D albo z plasteliny. Ważne, by w ostatniej fazie tzw. testowania, mógł być przez nas dokładnie zbadany.

Prototyp oddajemy w ręce klientów, aby zobaczyć, jak działa, czy się sprawdza. Nigdy nie jest tak, że od razu spełnia on oczekiwania. Zbieramy feedback po to, by potem przeanalizować to, co trzeba. Może mamy zły prototyp? A może w ogóle złą definicję i trzeba wrócić do etapu definiowania? Bez względu na to, do którego punktu się cofamy, kolejne po nim również musimy przejść ponownie - tłumaczy nam Wiśniewski. Cały ten proces trwa od miesiąca do pół roku.

Przykładem takiego ulepszonego produktu, który niedługo znajdziemy na sklepowych półkach, jest pojazd toruńskiej firmy Torqway. - Tutaj naszym zadaniem było skupienie się designie i możliwości montowania gadżetów na tym urządzeniu - mówi Filip Sieracki z pracowni SHOPA Design Thinking. - Dostaliśmy działający prototyp i rozwijaliśmy kolejne funkcje, użyteczność, intuicyjność. Firma była zadziwiona, że można to urządzenie jeszcze pod tyloma względami przystosować do potrzeb klienta - opowiada.

Z pracowni na sklepowe półki

Wszystkie projekty kończą się jakimiś wdrożeniami, a ich tempo i skala zależy od danej firmy. - Torqway dopiero wchodzi na rynek, ale nie mielibyśmy problemu, by usprawniać coś, co już jest w sprzedaży - zapewnia Wiśniewski.

Wyzwań się nie boją. To firma, która się do nich zgłasza musi być na takowe gotowa. Otwarta na nowe pomysły i wzięcie pod uwagę nawet produkowanie czegoś, czego jeszcze nikt na świecie nie sprzedawał, a to zawsze pewne ryzyko.

- Czasem jesteśmy na fali, a czasem stoimy pod ścianą, różnie bywa. Moc ludzi, którzy pracują jako metodycy, polega na tym, że potrafią w sposób nieszablonowy rozwiązywać zagadnienia, które się pojawiają - opowiada Radek Ratajczak, szef SHOPA Design Thinking.

Do każdego zadania, a zrealizowali ich w ramach projektu już 16 z 19, zbierają około siedmioosobową grupę. Zespół musi być interdyscyplinarny: pięciu, maksymalnie sześciu studentów, do tego metodyk i pracownik naukowy. Np. przy projekcie dla firmy farmaceutycznej z grona studentów wyłaniany jest ktoś posiadający wiedzę farmaceutyczną lub chociaż okołomedyczną, ktoś z wzornictwa, ktoś z chemii, ktoś z zarządzania… Do wyboru jest niemal 50 kierunków z samego UTP, a chętnych do wzięcia udziału w projekcie SHOPA nie brakuje i na innych uczelniach. Czasem na konsultacje zapraszani są też eksperci z zewnątrz. - Studenci sami się zgłaszają, wpisaliśmy się już na stałe w strukturę uniwersytetu. Do firm docieramy przez konferencje, Facebooka, szkolenia, a część przedsiębiorców po prostu kontaktuje się z nami, szukając jakiegoś rozwiązania - tłumaczy Wiśniewski.

Proces z iskrami

- Przedsiębiorcy, którzy do nas przychodzą, często już widzą problem. Bywa, że proponują rozwiązanie, które sprawdza się we Francji czy Stanach, a ono, choć jest ciekawe, nie zawsze zadziała na naszym rynku, choćby ze względu na różnice kulturowe. Czasami produkt od 20 lat się sprzedaje, ale zmieniają się technologie, oczekiwania klientów i trudno jest zrozumieć, dlaczego nagle traci popyt. Tymczasem z żeliwa i metalu przechodzimy do rozwiązań polimerowych czy tworzywowych, pojawiają się nowe technologie - opowiada Ratajczak.

Na etapie procesu zawsze idą iskry. Nie było jeszcze tak, by klient przyszedł i od razu bił brawo, poszukiwanie optymalnego rozwiązania zawsze trochę trwa. W ramach przedsięwzięcia są jeszcze trzy miejsca dla firm z Kujawsko-Pomorskiego.

Eksperci z SHOP-y niestety często odmawiają. Bywa bowiem, że problem potrzebuje fachowca w danej branży, a nie ich metodyki. Kogoś, kto do zmian podejdzie od strony typowo merytorycznej. - Na przykład, gdy mamy do skonstruowania jakiś model i chodzi o wytrzymałość danej konstrukcji, to już nie jest zadanie dla naszego interdyscyplinarnego zespołu, tylko dla człowieka, który zna się na konstrukcjach. My skupiamy się na samej funkcjonalności, czyli osiągnięciu celu. Środki wdrażają specjaliści, sami też czasem prosimy ich o pomoc - tłumaczy Wiśniewski.

Inny, zrealizowany przykład, to zoptymalizowanie elektronicznego obiegu dokumentów i zarządzania zasobami na różnych szczeblach przedsiębiorstwa. Firma T-komp wdraża już taki udoskonalony przez SHOP-ę system u swoich klientów. - Co należy podkreślić, my nie programujemy, tylko modelujemy proces i tworzymy interface takiego programu, a potem realizują go specjaliści od IT - tłumaczy Ratajczak.

Start dla myślenia

Myślenie projektowe w Polsce zaczyna się dynamicznie rozwijać, a płaszczyzn, gdzie może zostać wykorzystane, nie brakuje. W okolicy samej Bydgoszczy znajduje się wiele firm, zajmujących się przetwórstwem tworzyw jako podwykonawcy. Nie, mających swoich produktów, ale posiadających zaplecze przemysłowe, które mogłyby dodatkowo wykorzystać, by stworzyć coś swojego. Inne firmy zaczynają zauważać wzrost konkurencyjności, a na rynku wygrywają produkty bardziej funkcjonalne.

- Design w biznesie to nie tylko wygląd, ale przede wszystkim funkcjonalność. Wygląd ma być jej uzupełnieniem, na dłuższą metę tylko produkty funkcjonalne mają prawo przetrwać - zaznacza Sieracki. - Czasem diagnozując, sięgamy po skomplikowane narzędzia, ale zwykle po prostu rozmawiamy z potencjalnymi odbiorcami oferty. Trzeba pytać ludzi, co ich denerwuje, co by w tym w zmienili, chętnie o tym odpowiadają - tłumaczy Ratajczak.

Co dalej? Wraz z Kujawsko-Pomorskim Klastrem Telemedycyny został uruchomiony SHOPA LABS, gdzie w perspektywie 3-5 lat ta metodyka będzie wykorzystywana. Metodycy SHOP-y wzięli już pod lupę urządzenia biomedyczne, elektrotechniczne,symulowanie i projektowanie procesów czy obsługi klienta, ale też systemów elektronicznych, w których też doświadczenia klienta są najważniejsze. SHOPA to już 700 przeszkolonych osób, 60 członków zespołu, 16 zrealizowanych projektów, w tym aż 7 ścieżek patentowych. W dwóch zorganizowanych konferencjach POLISHOPA, dotyczących design thinking, czyli myślenia projektowego, wzięło udział ponad 500 osób. Poza projektem, dzięki SHOP-ie, na UTP zgłosiło się wiele firm, które inwestują w inne rozwiązania proponowane przez uczelnię.

Skąd tak spektakularne efekty? - Razem z Piotrem Szewczykowskim byliśmy na Uniwersytecie Stanforda w USA, na kilkumiesięcznym stażu, stąd inspiracja myśleniem projektowym. Obecnie współpracujemy także z Design Factory Aalto University w Helsinkach. Czerpiemy od najlepszych - tłumaczy szef SHOPA Design Thinking. - SHOPA nie jest tylko przedsięwzięciem, jest przestrzenią kreatywną i stanem myślenia. Gdy trwający projekt się zakończy, będziemy dalej pracować tą metodyką. Jeśli jakaś firma się do nas zgłosi, na pewno postaramy się zmierzyć z jej problemem. Jesteśmy otwarci nie tylko na przedsiębiorstwa, ale też instytucje, organizacje, które będę potrzebowały pomocy - mówi Ratajczak.

Karton inaczej

Inspiracji dla biznesu na Uniwersytecie Technologiczno-Przyrodniczym przedsiębiorcy szukają nie tylko w SHOPI-ie. Na wydziale budownictwa, architektury i inżynierii środowiska, a konkretnie w Katedrze Sztuk Wizualnych, także dużo się dzieje. Kreatywnych studentów tu na pewno nie brakuje. Wiedzą o tym właściciele firmy BART ze Świecia, którzy zwrócili się ze swym pomysłem do uczelni i z powodzeniem oraz można powiedzieć - dużym rozmachem - zrealizowali go w zaledwie kilka miesięcy.

- Poszukiwali innowacyjnego spojrzenia na materiał, który produkują, a jest nim karton. Obejrzeliśmy ich firmę, która jest ogromna i okazało się, że nie mają tam przestrzeni typowo konferencyjnej, stąd pomysł na konkurs, w którym powstały projekty takich miejsc, z kartonu oczywiście - mówi Magdalena Rucińska, wykładowca na architekturze wnętrz UTP.

To nie lada wyzwanie dla przyszłych architektów. Nic więc dziwnego, że studenci ochoczo zabrali się do pracy. Aż dziewiętnaście kilkuosobowych zespołów zaprojektowało z użyciem kartonu, dostarczonego przez firmę BART, sale konferencyjne. Ich wizje były bardzo zróżnicowane, ku uciesze pomysłodawców, którzy w wielkiej hali produkcyjnej wydzielili jedno przeszklone pomieszczenie, by tam, jesienią tego roku zrealizować zwycięski projekt z tektury w skali 1:1.

Różne tekstury i grubości

- To duże przeżycie dla młodych ludzi. Musieli tam pojechać, zobaczyć, pomierzyć autentyczne wielkości, wiedząc, że to będzie realizowane. To również takie pierwsze zetknięcie z tekturą inną niż karton od pizzy. Dostali próbnik z teksturami i mogli dowiedzieć się, jak się zachowują kartony poszczególnej grubości. Mieli po co się starać, zwycięzcy będą mogli zawrzeć w portfolio informację, że wykonali takie zadanie dla dużej firmy. To lepszy start i pierwszy krok do zdobywania świata biznesu, a jednocześnie idealna okazja do rozwijania kreatywności - mówi Maciej Świtała, wykładowca architektury wnętrz UTP.

Ogłoszono zatem konkurs na salę konferencyjną z prawdziwego zdarzenia, wykonaną w skali 1:10. Chodziło o wykorzystanie kształtki bądź modułu, dającego ciekawą strukturę przy wykorzystaniu przestrzeni 15 na 8 metrów, w tym dwóch funkcji dla sali: tej typowo konferencynej i tej rekreacyjnej, a ponadto przygotowanie mebli użytkowych na minimum 12 osób, spełniających określoną funkcję, będących osobną częścią projektu, aranżacją wnętrza.

W przedsięwzięcie zaangażowały się aż trzy roczniki, łącznie około 70 osób. Zadanie było trudne, bo okres na realizację był bardzo krótki - zaledwie dwa miesiące. Potem zostały publicznie zaprezentowane.

Showroom w skali 1:1

- Firma, która wyszła z inicjatywą konkursu, dostała wspaniałe projekty, ale uczestnicy także zyskują wiele. Dostali wspaniałe nagrody, a tak naprawdę realizowali normalny przedmiot, zaliczenie semestralne. Motywacja była duża, zwłaszcza, że i sam odbiór projektów był prestiżowy, w obecności dziekana, rektora, przedstawicieli firmy BART - tłumaczy Agnieszka Mierzwa, wykładowca architektury wnętrz UTP nadzorująca konkurs.

Powstały projekty koncepcyjne, z których wybrano najlepsze, a teraz trzeba je technologicznie ogładzić, by jesienią zrealizować je w skali 1:1. Poza zwycięskim showroomem, w wyznaczonym miejscu staną też meble z innych projektów, które zaciekawiły jurorów. Sam wybór był bardzo spontaniczny, bo - jak zapewniał szef firmy BART - bardzo trudny, ze względu na wysoki poziom i dużą różnorodność realizacji.

- Właściciele firmy BART byli zszokowani. Całe życie siedzą w tekturze, w tradycyjnej formie, przyjeżdżają do nas, a tu kilkanaście, bardzo autorskich, ciekawych propozycji na wykorzystanie jej we wnętrzach - mówi Jakub Fajdanowski, również nadzorujący konkurs wykładowca architektury wnętrz UTP. - Chodziło im o wprowadzenie odrobiny irracjonalności w to, czym się zajmują od lat i to się udało - zaznacza Magdalena Rucińska.

Tekturowym kajakiem w świat

Współpraca była na tyle udana, że zaowocowała kolejnym pomysłem. Tym razem rzeką popłynęły kajaki z tektury. Okazało się, że istnieje karton, który wytrzymuje kilkadziesiąt godzin w wodzie i udało się wykonać z niego kajaki. Na tym konkursie pojawili się przedstawiciele z całej Polski. Po trzech dniach intensywnej pracy, siedem zespołów dwuosobowych popłynęło w swych realizacjach.

- Jeden z projektów nadaje się do produkcji. To taki gadżet konceptualny można powiedzieć. Wybierasz się nad rzekę z kajakiem w torebeczce, wchodzisz na pomost, rozkładasz go i płyniesz. To innowacyjne rozwiązanie wizerunkowe, firma ma już swoją pozycję na rynku i może sobie na takowe pozwolić - mówi Maciej Świtała.

Pierwszą nagrodę otrzymali właśnie autorzy kajaka złożonego z jednego kawałka tektury, który jest projektem gotowym do rozpoczęcia produkcji. Tylko czekać, aż pokaże się na sklepowych półkach.