Jak pracować, aby wyrobić się w czasie?

Czas to pieniądz - to określenie można odnieść również do pracy. Jeśli organizacja pracy jest prawidłowa, wszystko idzie zgodnie z planem, cele są realizowane. A skoro są efekty, to i są pieniądze. To z tego względu istotne jest zarządzanie czasem. Dzięki odpowiedniemu gospodarowaniu czasem, który mamy do dyspozycji w pracy, można zwiększyć skuteczność.

Właściwe rozplanowanie zadań pozwoli nie tylko na realizację zamierzonych celów, ale także na uniknięcie konfliktów, spychania odpowiedzialności na innych, sytuacji stresujących, pracy pod presją czasu, czyli tak, jakby trzeba było coś zrobić „na wczoraj”.

Każdy pracownik odpowiada za swoje zadania, więc każdy (a nie szef) planuje też swój dzień pracy. Najpierw należy wyznaczyć sobie cele (co muszę zrobić?). Następnie trzeba przemyśleć, ile czasu powinno zająć wykonywanie poszczególnych zadań (jak długo będę to robić?). Kolejny krok to wybór sposobu wykonania zadań (jak to zrobić?).

Nie trzeba byłoby organizować sobie tak dokładnie czasu pracy, gdyby nie tzw. pożeracze czasu. To oni sprawiają, że pracownik odrywa się od obowiązków, mniej lub bardziej świadomie. Cechy osobowościowe pracownika również pomogą mu tracić czas. To m.in. niepunktualność, chaotyczność, roztargnienie lub brak motywacji i samodyscypliny. Są to czynniki wewnętrzne, zależne od danego pracownika. Obok nich wyróżnia się czynniki zewnętrzne, to dwie grupy. Pierwsze traktowane są jako niezależnie występujące przeszkody, które zakłócają normalny tok pracy oraz czas pracy. Wśród nich wymienia się choćby korki w drodze do pracy, czy kolejki w urzędach podczas załatwiania służbowych formalności.

Druga grupa czynników zewnętrznych to pożeracze czasu, z których pracownik świadomie korzysta, bo sam się na nie decyduje. Zalicza się do nich między innymi korzystanie z telefonu komórkowego i surfowanie w internecie w czasie pracy czy przedłużające się powroty z przysługujących przerw. Pracownik musi uświadomić sobie, jakiego rodzaju czynności powodują, że marnuje czas w pracy, a w konsekwencji przekłada zadania na później albo wykonuje je na szybko, powierzchownie. Powinien zacząć od rozpoznania i wyeliminowania tych przeszkód, a przynajmniej ograniczenia. Pomocne w tym przypadku staną się metody zarządzania czasem.

Warto zobaczyć: Plac Aniołów w Toruniu. Czegoś takiego jeszcze nie widzieliście! [DUŻO ZDJĘĆ]

Metoda ABC opiera się na 3 punktach. Po pierwsze, trzeba spisać na kartce wszystkie zadania do wykonania. Po drugie, każdemu z zadań należy nadać priorytet: A (zadania najważniejsze do wykonania), B (zadania nieco mniej ważne) lub C (zadania najmniej istotne, ale też takie, które należy zrobić, ewentualnie można zrobić je później). Dzięki temu powstaną trzy grupy zadań o określonej wadze.

Matryca priorytetów to następna metoda zarządzania czasem. W tej sytuacji priorytety wyznaczane są według dwóch kryteriów. Pierwsze to ważność, natomiast drugie - pilność. Konieczne jest także określenie innych zadań, m.in. ważnych, lecz niezbyt pilnych (nie trzeba ich wykonywać od razu) albo pilnych, właściwie potrzebnych na już, chociaż drobnych. W ten sposób powstaje na matrycy podział na cztery grupy: zadania pilne i ważne, zadania ważne, ale niepilne, zadania pilne, lecz nieważne oraz - jako ostatnie - zadania niepilne i nieważne.

Metoda Pomodoro to jedna z najmniej skomplikowanych metod zarządzania czasem. Wystarczy mieć minutnik kuchenny albo zwykły zegar, który po 25 minutach od rozpoczęcia zadania zacznie dzwonić. Tutaj na każdą czynność należy przeznaczyć wspomniane 25 minut i starać się ich nie przekraczać - chodzi o skupienie i systematyczność. Potem trzeba zrobić 5-minutową przerwę, a po niej odmierzyć kolejne 25 minut na wykonanie kolejnego zadania.

Zobacz także wideo: info z Polski

NowosciTorun