reklama

Jak zorganizować event firmowy? Opowiada Katarzyna Jabłońska, kierownik ds. projektów specjalnych PPG

Lena SzusterZaktualizowano 
Działania eventowe to inwestycja. Dzięki nim możemy budować markę i zwiększać swoją rozpoznawalność, promować nowy produkt, usługę czy lokal, integrować pracowników. Dobrze zrealizowany event przyniesie firmie konkretne, realne korzyści.

Z Katarzyną Jabłońską, specjalistką w organizowaniu wydarzeń dla firm, rozmawia Lena Szuster

Zorganizowanie imprezy firmowej jest trudne?
Bez odpowiednich zasobów i doświadczenia to duże wyzwanie. Przedsiębiorcy często nawet nie zdają sobie sprawy z tego, jakich nakładów pracy i czasu potrzeba, żeby dobrze przygotować imprezę. Wciąż pokutuje myślenie, że organizacją może zająć się każdy, a przecież w tej dziedzinie też niezbędna jest specjalistyczna wiedza. Ile powinien kosztować wynajem scenotechniki? Czy ta oferta na catering nie jest za droga? Jak zadbać o bezpieczeństwo? Pracownicy działów marketingu, którym nierzadko zleca się organizację, nie zawsze potrafią na takie pytania odpowiedzieć, a to przekłada się na efekt końcowy. Na to, czy impreza będzie udana. Dlatego warto oddać się w ręce specjalistów.

Tylko czy to nie zwiększa kosztów?
Wręcz przeciwnie! Korzystając ze wsparcia dobrej, sprawdzonej agencji eventowej, można sporo zaoszczędzić. My na przykład oddajemy do dyspozycji naszych klientów bogate zaplecze Polska Press Grupy – mamy grafików, fotografów, filmowców, cały zespół profesjonalistów, którzy pracują na sukces klienta, posiadamy też własny sprzęt, wsparcie prawne, media papierowe i internetowe, sprawdzonych wykonawców, atrakcyjne rabaty. Wykorzystujemy swoje zasoby i wiedzę na rzecz klienta. W jego imieniu negocjujemy najlepsze warunki. W efekcie klient realnie oszczędza, a przy tym ma pewność, że dobrze wydał pieniądze. Bo impreza firmowa to swego rodzaju inwestycja.

Zorganizowany przez PPG koncert zespołu Lady Pank na Święcie Miasta Bydgoszcz
Zorganizowany przez PPG koncert zespołu Lady Pank na Święcie Miasta Bydgoszcz DARIUSZ BLOCH

Czyli coś możemy dzięki niej osiągnąć?
Możemy budować markę i zwiększać swoją rozpoznawalność, promować nowy produkt, usługę czy lokal, integrować pracowników. Celów jest wiele, dlatego współpracę rozpoczynamy od rozmowy – pytamy o to, czym zajmuje się firma, jaki ma charakter i wizję. Nie zawsze cel imprezy jest od razu sprecyzowany, ale to nie problem, od tego jesteśmy, żeby wspomóc, dyskutować, wskazać różne możliwości i rozwiązania. A jak już wspólnie ustalimy, na jakim efekcie zależy klientowi, organizujemy imprezę, która pomaga ten efekt osiągnąć. To przynosi firmie konkretne korzyści.

Możesz podać przykłady?
Z sukcesem zrealizowaliśmy imprezę otwarcia nowego lokalu popularnej sieci restauracji. Naszym
zadaniem było pokazanie, że takie miejsce pojawiło się na mapie kulinarnej Bydgoszczy i że warto tutaj zaglądać. Nasz zespół przygotowuje też większe imprezy – w cyklicznym Forum Rolniczym „Gazety Pomorskiej”, Święcie Miasta Bydgoszczy albo Święcie Miasta Torunia biorą udział tysiące osób. Koordynacja takich eventów wymaga olbrzymiego doświadczenia. Trzeba dopracować każdy, najmniejszy nawet szczegół.

Firmy, które same organizują sobie wydarzenia, nie zawsze pamiętają o takich rzeczach, jak na przykład przetwarzanie danych osobowych zgodnie z zasadami RODO. My możemy w tym względzie odciążyć klienta i przeprowadzić między innymi wysyłkę zaproszeń czy konkurs dla uczestników imprezy. To duże ułatwienie. Podobnie przy organizowaniu atrakcji, współpracy z artystami, negocjowaniu kontraktów, wypłacaniu zaliczek – zajmujemy się wszystkim w taki sposób, żeby nasz klient na własnej imprezie czuł się jak gość. Taki efekt jest możliwy tylko dzięki ogromnemu zaangażowaniu moich współpracowników z zespołu. Dobry event to zawsze praca zespołowa.

Zakończenie lata z restauracją Bierhalle oraz Centrum Handlowym Focus - organizacją eventu zajmował się dział projektów specjalnych PPG
Zakończenie lata z restauracją Bierhalle oraz Centrum Handlowym Focus - organizacją eventu zajmował się dział projektów specjalnych PPG
PRZEMYSŁAW POPOWSKI

Jakie rodzaje imprez organizujecie?
Jubileusze, bankiety firmowe, uroczyste gale, imprezy sportowe i kulinarne, konferencje branżowe, otwarcia nowych siedzib, imprezy integracyjne, pikniki, dni dziecka, koncerty czy nawet pokazy mody – co tylko dusza zapragnie. Ciekawą opcją, przy której możemy się wykazać kretywnością, są promocje produktów albo wprowadzanie nowych usług na rynek. Współpracujemy zarówno z sektorem firm prywatnych, jak i jednostkami samorządu terytorialnego.

W związku z tym, że jesteśmy jednym z kilkunastu oddziałów potężnej, ogólnokrajowej grupy medialnej Polska Press, możemy na naprawdę preferencyjnych warunkach zaproponować cały pakiet rozwiązań, łącznie z kampanią medialną szytą na miarę. To pozwala nam obsłużyć klienta kompleksowo. Mamy też duże doświadczenie w organizowaniu autorskich imprez dla naszych wydawnictw: „Gazety Pomorskiej”, „Expressu Bydgoskiego”, „Nowości – Dziennika Toruńskiego” czy „Strony Kobiet”. Do naszych flagowych wydarzeń należą na przykład Złota Setka Pomorza i Kujaw, Blogger Food Festival czy nowy projekt zorganizowany w kwietniu tego roku: marketingOn, pierwsza w województwie kujawsko-pomorskim konferencja marketingowa. Doświadczenie zdobyte przy realizacji takich dużych, medialnych projektów wykorzystujemy przy pracy nad wydarzeniami dla zewnętrznych klientów.

W 5. Forum Rolniczym „Gazety Pomorskiej’, zorganizowanym przez PPG, udział wzięło blisko 500 gości
W 5. Forum Rolniczym „Gazety Pomorskiej’, zorganizowanym przez PPG, udział wzięło blisko 500 gości
PRZEMYSŁAW POPOWSKI

Mniejsze koszty, doświadczenie – dlaczego jeszcze warto skorzystać z pomocy agencji eventowej?
To na pewno duża wygoda. Wspomniałam wcześniej o artystach, różnych podwykonawcach itp. Zajmujemy się koordynowaniem współpracy z nimi i rozliczeniami, klient nie musi więc wcześniej wykładać żadnych funduszy, a na koniec dostaje tylko jedną fakturę. Inna olbrzymia korzyść – bezpieczeństwo. Szczególnie podczas imprez plenerowych trzeba zadbać o odpowiednie zabezpieczenie sprzętu, sceny czy namiotów. Nie wszyscy zdają sobie z tego sprawę. My takich rzeczy skrupulatnie pilnujemy, weryfikujemy podwykonawców, sprawdzamy atesty urządzeń, aktualne badania techniczne itp. Kolejna sprawa to indywidualne podejście. Tak jak mówiłam wcześniej, zawsze zaczynamy od rozmowy. Nie realizujemy swoich wizji, realizujemy wizję klienta. Podpowiadamy, wspieramy, proponujemy różne rozwiązania i pracujemy na jego sukces. To dla nas najważniejsze. Na koniec klient dostaje raport z dokumentacją fotograficzną i filmową. Wtedy często słyszymy, że było warto, event przeszedł najśmielsze oczekiwania klienta – to dla nas największy komplement.

Na koniec – jakieś rady dla firm, które chcą zorganizować imprezę?
Może taka: nie bójcie się rozmów o budżecie! Zorganizowanie imprezy zawsze będzie związane z kosztami, a każda firma może przeznaczyć na ten cel inne fundusze, mniejsze lub większe. Kiedy pytamy o budżet, jaki macie zaplanowany na organizację danego wydarzenia, chcemy po prostu przygotować ofertę idealną dla was, mieszczącą się w realiach finansowych. Pamiętajcie o tym, że działania eventowe to nic innego jak inwestycja, która zwróci się wyłącznie wtedy, gdy będzie profesjonalnie przeprowadzona.

Chcesz zorganizować wydarzenie promujące Twoją firmę? Skontaktuj się z nami!

katarzyna.jablonska@polskapress.pl
www.ppgkujawskopomorskie.pl

Katarzyna Jabłońska

Kierownik ds. projektów specjalnych w grupie medialnej Polska Press. Ma ponad 15-letnie doświadczenie w branży eventowej. Z wykształcenia psycholog.

Jak zorganizować event firmowy? Opowiada Katarzyna Jabłońska, kierownik ds. projektów specjalnych PPG
ROBERT MAJEWSKI

100 milionów euro z Funduszy Norweskich na rozwój przedsiębiorczości

Wideo

Materiał oryginalny: Jak zorganizować event firmowy? Opowiada Katarzyna Jabłońska, kierownik ds. projektów specjalnych PPG - Miasta Kobiet

Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych”i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Komentarze 5

Ta strona jest chroniona przez reCAPTCHA i obowiązują na niej polityka prywatności oraz warunki korzystania z usługi firmy Google. Dodając komentarz, akceptujesz regulamin oraz Politykę Prywatności.

Podaj powód zgłoszenia

A
Aga

Dzięki pomocy Catering Arts udało mi się zorganizować event o którym goście wspominali przez następny miesiąc :D Warto postawić na taką firmę bo dobre jedzenie gwarantuje dobrą zabawę!

G
Gość

Ja do tej pory najlepiej zorganizowana impreza na jakiej byłem była w tym miejscu https://www.warsawpoloclub.pl/. Profesjonalnie przygotowana impreza z dbałością o każdy szczegół. Bardzo podobał mi się tez ecz polo zorganizowany na tej imprezie. Do tego fajna okolica, dobre jedzenie i super obsługa

G
Gość

Polecam wynajem sali w Hotel Logos w Gdańsku. Mają świetną ofertę i bardzo atrakcyjne warunki. Potrafią ciekawie i z pomysłem zorganizować imprezę firmową. Już dwukrotnie korzystaliśmy z ich usług. Wszystko na najwyższym poziomie z dbałością o detale.

P
Paweł

Według mnie podstawą dobrej imprezy integracyjnej jest miejsce. Organizowałem już kilka imprez i bardzo miła wspominam imprezę w Piwnicy Rajców w Gdańsku. Menadżer lokal zadbał o całą imprezę pierwszorzędnie. Zaserwowali nam wspaniałe jedzenie zorganizowali super disco i do tego mają w ofercie najlepsze piwa jakie piłem. Pracownicy byli zadowoleni ja z resztą też

W
Wojtek

Jak chce się coś samemu zrobić jest bardzo trudno. Ja jak chciałem zintegrować zespół to z pomocy amer event korzystałem. Wynajęliśmy salę i zamienili ją w dziki zachód :D . Oświetlenie, muzyka, rekwizyty - wszystko zapewniali. Były różne atrakcje, a najlepsze wzięcie miał mechaniczny byk do rodeo. A potem dyskoteka z DJ. Pracownicy pytali kiedy kolejna impreza :)

Dodaj ogłoszenie

Wykryliśmy, że nadal blokujesz reklamy...

To dzięki reklamom możemy dostarczyć dla Ciebie wartościowe informacje. Jeśli cenisz naszą pracę, prosimy, odblokuj reklamy na naszej stronie.

Dziękujemy za Twoje wsparcie!

Jasne, chcę odblokować
Przycisk nie działa ?
1.
W prawym górnym rogu przegladarki znajdź i kliknij ikonkę AdBlock. Z otwartego menu wybierz opcję "Wstrzymaj blokowanie na stronach w tej domenie".
krok 1
2.
Pojawi się okienko AdBlock. Przesuń suwak maksymalnie w prawą stronę, a nastepnie kliknij "Wyklucz".
krok 2
3.
Gotowe! Zielona ikonka informuje, że reklamy na stronie zostały odblokowane.
krok 3